Ich spreche regelmäßig mit Einkaufsleitern, die ihren Einkauf gut managen, aber nicht beantworten können, wie viel sie in welcher Warengruppe ausgeben. Nicht grob, nicht geordnet, nicht vergleichbar mit dem Vorjahr.
Das ist kein Vorwurf. Es ist die logische Konsequenz von Daten, die über ERP-System, Excel, E-Mail-Postfach und Papierrechnung verteilt sind.
Spend-Analyse beantwortet eine einfache Frage. Wer gibt wieviel für was aus, und ist das vernünftig? Diese Frage klingt einfach. Die Antwort ist es meistens nicht.
Ohne Spend-Übersicht kann man keinen Einkauf systematisch optimieren. Das klingt dramatisch, ist aber strukturell richtig.
Savings-Ziele setzen, ohne den Ist-Spend zu kennen, ist Raten. Lieferantenkonsolidierung ohne Spend-Analyse übersieht Doppelbeziehungen. Preisverhandlungen ohne Jahresvolumen finden ohne Hebel statt.
Spend-Analyse ist nicht das Ziel. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass alle anderen Einkaufsziele erreichbar werden.
Das erleben viele Einkaufsabteilungen erst dann, wenn sie zum ersten Mal eine strukturierte Übersicht erstellt haben und auf einmal sehen, wo das Geld eigentlich hingeht. Das ist regelmäßig überraschend. Und meistens sehr handlungsrelevant.
Die häufigste Situation sieht so aus. Rechnungen werden im ERP verbucht, nach Kostenstellen und Konten, nicht nach Warengruppen. Bestellungen laufen über verschiedene Systeme oder auch direkt per E-Mail. Der Einkauf sieht nur, was über ihn läuft. Direkte Bestellungen der Fachabteilungen, also Maverick Buying, bleiben unsichtbar.
Das Ergebnis ist absehbar. Drei Abteilungen kaufen beim gleichen Lieferanten ein, unkoordiniert, ohne Mengenkonsolidierung. Die IT beschafft Software, die auch der Einkauf hätte günstiger bekommen können. Ein Rahmenvertrag für Büromaterial existiert, aber 40 Prozent der Büromaterialkosten laufen außen herum.
Das ist nicht Schlampigkeit. Das ist die natürliche Konsequenz fehlender Transparenz.
Eine vollständige Spend-Analyse braucht drei Schritte.
Schritt 1 ist, eine Datenbasis zu schaffen. Ziel ist, alle Ausgaben des vergangenen Jahres in einem Datensatz zu haben. Quellen sind das ERP-System, also die Kreditorenbuchhaltung, die Einkaufsplattform, falls vorhanden, Kreditkartenabrechnungen für dezentrale Käufe, und, wenn möglich, direkte Lieferantenabfrage für nicht erfasste Rahmenverträge.
Das klingt aufwändiger, als es ist. In vielen Unternehmen reicht ein CSV-Export aus der Buchhaltung als Ausgangspunkt.
Schritt 2 ist die Warengruppen-Klassifizierung. Die Buchhaltungskonten entsprechen nicht den Warengruppen. Eine Übersetzung muss stattfinden, entweder manuell für kleine Datenmengen, halb-automatisch mit Excel oder Power BI, oder systemgestützt.
Typische Warengruppen für einen mittelständischen Fertigungsbetrieb sind Rohstoffe, Verpackung, Produktionsmaterial, Werkzeug, IT und Software, Logistik, Dienstleistungen, Instandhaltung, Büro und Infrastruktur.
Schritt 3 ist Analyse und Priorisierung. Was ist der Jahres-Spend pro Warengruppe? Welche Lieferanten decken welchen Anteil ab? Wo gibt es Potenziale für Konsolidierung, Ausschreibung, oder Verhandlung?
Die Pareto-Regel gilt fast immer. 20 Prozent der Warengruppen machen 80 Prozent des Volumens aus. Das ist der Startpunkt für Maßnahmen.
Aus Gesprächen mit mittelständischen Einkaufsabteilungen weiß ich, dass die Erkenntnisse aus der ersten Spend-Analyse fast immer überraschend sind.
Häufige Befunde sind deutlich mehr aktive Lieferanten als gedacht, und ein erheblicher Anteil davon mit kleinstem Volumen, das in der Verwaltung mehr kostet als es bringt. Mehrere Lieferanten für die gleiche Warengruppe ohne Abstimmung. Warengruppen mit hohem Volumen, die nie ausgeschrieben wurden, weil es „immer funktioniert hat". Und Einkaufsvolumen in Fachabteilungen, das komplett am Einkauf vorbeigelaufen ist.
Jeder dieser Befunde ist ein konkreter Ansatzpunkt. Lieferantenkonsolidierung. Ausschreibungsplanung. Durchsetzung von Einkaufsrichtlinien. Mengenbündelung.
Ohne die Spend-Analyse wären das alles Vermutungen. Mit ihr sind es Fakten.
Spend-Analyse wird oft mit Großsystem-Projekten verbunden. Das stimmt nicht. Wer wartet, bis das perfekte System da ist, fängt nie an.
Der Einstieg mit Excel funktioniert so. Ein CSV-Export aus der Buchhaltung, manuell nach Warengruppen kategorisiert, ergibt in zwei Tagen eine brauchbare Grundlage. Nicht perfekt, aber ausreichend für eine erste Priorisierung.
Der Einstieg über die Einkaufsplattform ist ein weiterer Weg. Wer Ausschreibungen digital durchführt, hat dort bereits strukturierte Daten, Lieferanten, Warengruppen, Volumina. Das ist ein Ausgangspunkt, der mit jedem Jahr besser wird.
Der Einstieg über Lieferantendaten hilft ebenfalls. Für die Top-10-Lieferanten eine Jahresabrechnung anfordern. Welche Bestellungen, welche Volumen, welche Produkte? Das schließt einen Teil der blinden Flecken.
Das Ziel ist, dass Spend-Daten automatisch entstehen, nicht durch aufwändige Nacharbeit.
Wenn Ausschreibungen digital durchgeführt werden, sind die relevanten Informationen bereits strukturiert hinterlegt. Lieferant, Warengruppe, Volumen, Ergebnis, Preis. Mit der Zeit entsteht eine Datenbasis, die auswertbar ist, ohne jährlichen Excel-Sprint.
cusoso Target speichert alle Ausschreibungsdaten und macht sie filterbar nach Warengruppe, Lieferant und Zeitraum. Das ist kein BI-Tool, aber es ist der Ausgangspunkt für Spend-Transparenz in Bereichen, die durch den Einkauf laufen.
Wie viel Spend ist außerhalb des Einkaufs typischerweise? Je nach Unternehmen zwischen 20 und 50 Prozent. Bei dezentralen Strukturen ist der Anteil höher. Das ist kein Einkaufsversagen, es ist ein Governance-Thema, das sichtbar werden muss.
Wie oft sollte eine Spend-Analyse durchgeführt werden? Einmal jährlich als vollständige Analyse, quartalsweise als Update für kritische Warengruppen. Wer eine digitale Einkaufsplattform nutzt, hat die Kerndaten laufend aktuell.
Was ist der erste konkrete Schritt? Die Buchhaltung fragen, ob sie alle Lieferantenzahlungen des letzten Jahres als Export geben kann. Das dauert in der Regel einen Tag. Was man damit macht, ist der nächste Schritt.
Brauchen wir dafür einen Berater? Für die erste Analyse nicht. Die Datenexporte und die Kategorisierung kann der Einkauf selbst machen. Für die Ableitung von Maßnahmen aus einer komplexen Spend-Struktur kann externe Perspektive hilfreich sein, aber das ist Schritt drei, nicht Schritt eins.
Spend-Analyse beginnt mit einem Export aus der Buchhaltung, nicht mit einem BI-Projekt. Zwei Tage Kategorisierung liefern eine Ausgangslage, die vorher nicht existierte.
cusoso Target macht Ausschreibungsdaten laufend auswertbar, nach Warengruppe, Lieferant und Zeitraum, ohne jährlichen Excel-Sprint. Ob das zu Ihrer Einkaufsorganisation passt, zeigt der Quick-Check in 3 Minuten.
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Das ist kein Vorwurf. Es ist die logische Konsequenz von Daten, die über ERP-System, Excel, E-Mail-Postfach und Papierrechnung verteilt sind.
Spend-Analyse beantwortet eine einfache Frage. Wer gibt wieviel für was aus, und ist das vernünftig? Diese Frage klingt einfach. Die Antwort ist es meistens nicht.
Warum Spend-Transparenz die Grundlage für alles ist
Ohne Spend-Übersicht kann man keinen Einkauf systematisch optimieren. Das klingt dramatisch, ist aber strukturell richtig.
Savings-Ziele setzen, ohne den Ist-Spend zu kennen, ist Raten. Lieferantenkonsolidierung ohne Spend-Analyse übersieht Doppelbeziehungen. Preisverhandlungen ohne Jahresvolumen finden ohne Hebel statt.
Spend-Analyse ist nicht das Ziel. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass alle anderen Einkaufsziele erreichbar werden.
Das erleben viele Einkaufsabteilungen erst dann, wenn sie zum ersten Mal eine strukturierte Übersicht erstellt haben und auf einmal sehen, wo das Geld eigentlich hingeht. Das ist regelmäßig überraschend. Und meistens sehr handlungsrelevant.
Das typische Ausgaben-Chaos im Mittelstand
Die häufigste Situation sieht so aus. Rechnungen werden im ERP verbucht, nach Kostenstellen und Konten, nicht nach Warengruppen. Bestellungen laufen über verschiedene Systeme oder auch direkt per E-Mail. Der Einkauf sieht nur, was über ihn läuft. Direkte Bestellungen der Fachabteilungen, also Maverick Buying, bleiben unsichtbar.
Das Ergebnis ist absehbar. Drei Abteilungen kaufen beim gleichen Lieferanten ein, unkoordiniert, ohne Mengenkonsolidierung. Die IT beschafft Software, die auch der Einkauf hätte günstiger bekommen können. Ein Rahmenvertrag für Büromaterial existiert, aber 40 Prozent der Büromaterialkosten laufen außen herum.
Das ist nicht Schlampigkeit. Das ist die natürliche Konsequenz fehlender Transparenz.
Wie eine Spend-Analyse konkret aufgebaut wird
Eine vollständige Spend-Analyse braucht drei Schritte.
Schritt 1 ist, eine Datenbasis zu schaffen. Ziel ist, alle Ausgaben des vergangenen Jahres in einem Datensatz zu haben. Quellen sind das ERP-System, also die Kreditorenbuchhaltung, die Einkaufsplattform, falls vorhanden, Kreditkartenabrechnungen für dezentrale Käufe, und, wenn möglich, direkte Lieferantenabfrage für nicht erfasste Rahmenverträge.
Das klingt aufwändiger, als es ist. In vielen Unternehmen reicht ein CSV-Export aus der Buchhaltung als Ausgangspunkt.
Schritt 2 ist die Warengruppen-Klassifizierung. Die Buchhaltungskonten entsprechen nicht den Warengruppen. Eine Übersetzung muss stattfinden, entweder manuell für kleine Datenmengen, halb-automatisch mit Excel oder Power BI, oder systemgestützt.
Typische Warengruppen für einen mittelständischen Fertigungsbetrieb sind Rohstoffe, Verpackung, Produktionsmaterial, Werkzeug, IT und Software, Logistik, Dienstleistungen, Instandhaltung, Büro und Infrastruktur.
Schritt 3 ist Analyse und Priorisierung. Was ist der Jahres-Spend pro Warengruppe? Welche Lieferanten decken welchen Anteil ab? Wo gibt es Potenziale für Konsolidierung, Ausschreibung, oder Verhandlung?
Die Pareto-Regel gilt fast immer. 20 Prozent der Warengruppen machen 80 Prozent des Volumens aus. Das ist der Startpunkt für Maßnahmen.
Was man typischerweise findet
Aus Gesprächen mit mittelständischen Einkaufsabteilungen weiß ich, dass die Erkenntnisse aus der ersten Spend-Analyse fast immer überraschend sind.
Häufige Befunde sind deutlich mehr aktive Lieferanten als gedacht, und ein erheblicher Anteil davon mit kleinstem Volumen, das in der Verwaltung mehr kostet als es bringt. Mehrere Lieferanten für die gleiche Warengruppe ohne Abstimmung. Warengruppen mit hohem Volumen, die nie ausgeschrieben wurden, weil es „immer funktioniert hat". Und Einkaufsvolumen in Fachabteilungen, das komplett am Einkauf vorbeigelaufen ist.
Jeder dieser Befunde ist ein konkreter Ansatzpunkt. Lieferantenkonsolidierung. Ausschreibungsplanung. Durchsetzung von Einkaufsrichtlinien. Mengenbündelung.
Ohne die Spend-Analyse wären das alles Vermutungen. Mit ihr sind es Fakten.
Der pragmatische Einstieg ohne SAP
Spend-Analyse wird oft mit Großsystem-Projekten verbunden. Das stimmt nicht. Wer wartet, bis das perfekte System da ist, fängt nie an.
Der Einstieg mit Excel funktioniert so. Ein CSV-Export aus der Buchhaltung, manuell nach Warengruppen kategorisiert, ergibt in zwei Tagen eine brauchbare Grundlage. Nicht perfekt, aber ausreichend für eine erste Priorisierung.
Der Einstieg über die Einkaufsplattform ist ein weiterer Weg. Wer Ausschreibungen digital durchführt, hat dort bereits strukturierte Daten, Lieferanten, Warengruppen, Volumina. Das ist ein Ausgangspunkt, der mit jedem Jahr besser wird.
Der Einstieg über Lieferantendaten hilft ebenfalls. Für die Top-10-Lieferanten eine Jahresabrechnung anfordern. Welche Bestellungen, welche Volumen, welche Produkte? Das schließt einen Teil der blinden Flecken.
Wie Einkaufsplattformen die Spend-Analyse erleichtern
Das Ziel ist, dass Spend-Daten automatisch entstehen, nicht durch aufwändige Nacharbeit.
Wenn Ausschreibungen digital durchgeführt werden, sind die relevanten Informationen bereits strukturiert hinterlegt. Lieferant, Warengruppe, Volumen, Ergebnis, Preis. Mit der Zeit entsteht eine Datenbasis, die auswertbar ist, ohne jährlichen Excel-Sprint.
cusoso Target speichert alle Ausschreibungsdaten und macht sie filterbar nach Warengruppe, Lieferant und Zeitraum. Das ist kein BI-Tool, aber es ist der Ausgangspunkt für Spend-Transparenz in Bereichen, die durch den Einkauf laufen.
Häufige Fragen
Wie viel Spend ist außerhalb des Einkaufs typischerweise? Je nach Unternehmen zwischen 20 und 50 Prozent. Bei dezentralen Strukturen ist der Anteil höher. Das ist kein Einkaufsversagen, es ist ein Governance-Thema, das sichtbar werden muss.
Wie oft sollte eine Spend-Analyse durchgeführt werden? Einmal jährlich als vollständige Analyse, quartalsweise als Update für kritische Warengruppen. Wer eine digitale Einkaufsplattform nutzt, hat die Kerndaten laufend aktuell.
Was ist der erste konkrete Schritt? Die Buchhaltung fragen, ob sie alle Lieferantenzahlungen des letzten Jahres als Export geben kann. Das dauert in der Regel einen Tag. Was man damit macht, ist der nächste Schritt.
Brauchen wir dafür einen Berater? Für die erste Analyse nicht. Die Datenexporte und die Kategorisierung kann der Einkauf selbst machen. Für die Ableitung von Maßnahmen aus einer komplexen Spend-Struktur kann externe Perspektive hilfreich sein, aber das ist Schritt drei, nicht Schritt eins.
Der nächste Schritt
Spend-Analyse beginnt mit einem Export aus der Buchhaltung, nicht mit einem BI-Projekt. Zwei Tage Kategorisierung liefern eine Ausgangslage, die vorher nicht existierte.
cusoso Target macht Ausschreibungsdaten laufend auswertbar, nach Warengruppe, Lieferant und Zeitraum, ohne jährlichen Excel-Sprint. Ob das zu Ihrer Einkaufsorganisation passt, zeigt der Quick-Check in 3 Minuten.
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