Eine Frage steht vor jeder Wirtschaftlichkeitsrechnung, und sie wird selten gestellt. Warum sollte derselbe Bedarf, bei denselben Lieferanten, zu einem anderen Preis führen, nur weil die Ausschreibung über ein Werkzeug statt über Tabellen und E-Mail läuft?
Die Antwort ist nicht selbstverständlich. Ein Werkzeug verhandelt nicht, es kauft nichts ein und es kennt den Markt nicht besser als der Einkäufer. Wenn es dennoch den Preis beeinflusst, muss das über Wirkungswege geschehen, die sich benennen lassen.
Zwei davon sind für eine Verbundgruppe besonders relevant.
Ein Anbieter kalkuliert sein Angebot nicht auf seine Selbstkosten. Er legt einen Aufschlag darauf. Dessen Höhe ist das Ergebnis einer Abwägung. Ein hoher Aufschlag bringt mehr Marge, falls der Auftrag kommt, senkt aber die Wahrscheinlichkeit, ihn zu bekommen.
In der ökonomischen Forschung zu Vergabeverfahren ist dieser Zusammenhang seit Jahrzehnten beschrieben. Riley und Samuelson haben 1981 gezeigt, dass der Aufschlag mit steigender Zahl der Wettbewerber sinkt und bei vielen Bietern gegen null geht.
Entscheidend ist dabei nicht, wie viele Anbieter tatsächlich eingeladen wurden, sondern von wie vielen der einzelne Anbieter ausgeht. Der Aufschlag ist eine Reaktion auf eine Erwartung.
An dieser Stelle liegt der deutlichste Unterschied zwischen einer Anfrage per E-Mail und einer strukturierten Ausschreibung. Wer eine Anfrage als Anhang einer Nachricht erhält, weiß in der Regel nicht, ob überhaupt weitere Anbieter gefragt wurden, wie viele es sind und ob sein Angebot am Ende strukturell vergleichbar sein wird. Er darf darauf hoffen, dass die bestehende Geschäftsbeziehung, die Bequemlichkeit des Einkäufers oder schlicht die fehlende Vergleichbarkeit ihn schützen.
Diese Hoffnung ist in seiner Kalkulation ein Betrag.
In einem strukturierten Verfahren entfallen beide Unsicherheiten. Die Positionsliste ist für alle Anbieter identisch, das Angebot wird also vergleichbar sein. Die Beteiligung mehrerer Anbieter ist erkennbar, der Wettbewerb also real. Der Anbieter muss unterstellen, dass die übrigen scharf kalkulieren, und passt seinen Aufschlag an.
Der am besten abgesicherte Zusammenhang der Forschung betrifft die Zahl der Anbieter, die tatsächlich ein Angebot abgeben.
Jeremy Bulow und Paul Klemperer haben 1996 gezeigt, dass ein Vergabeverfahren mit einem zusätzlichen ernsthaften Bieter dem Auftraggeber im Durchschnitt mehr einbringt als eine optimal geführte Verhandlung mit der bisherigen Zahl von Bietern. In ihrer Formulierung ist ein weiterer Bieter mehr wert als die beste Verhandlungsstrategie.
Auf den Einkauf übertragen heißt das, dass der Aufwand, einen weiteren geeigneten Lieferanten in ein Verfahren zu holen, im Durchschnitt mehr bringt als jede Verbesserung der Verhandlungsführung mit den bereits Beteiligten.
Der Bezug zum Werkzeug liegt damit nicht im Preis, sondern in den Kosten dieser zusätzlichen Einladung. Wer eine Ausschreibung über Tabellen und E-Mail abwickelt, zahlt für jeden weiteren Anbieter mit zusätzlicher Arbeit. Die Unterlagen müssen ein weiteres Mal versendet, die Rückläufe ein weiteres Mal einsortiert und die abweichende Struktur des zusätzlichen Angebots ein weiteres Mal von Hand angeglichen werden. In einem strukturierten Verfahren ist der zusätzliche Anbieter ein Eintrag in einer Liste.
Ein Werkzeug verschiebt also nicht den Preis, sondern die Kosten der Wettbewerbserzeugung. Der Preiseffekt folgt daraus.
Für eine Verbundgruppe kommt ein Verstärker hinzu, der in einem Einzelunternehmen fehlt.
Beide Wirkungswege setzen voraus, dass es überhaupt Anbieter gibt, die sich für den Auftrag interessieren. Bei 55.000 Euro Jahresvolumen in einer Warengruppe ist das nicht gegeben. Bei über einer Million Euro schon.
Die Bündelung erzeugt die Voraussetzung, das Verfahren nutzt sie. Wer nur eines von beidem hat, lässt den größeren Teil der Wirkung liegen.
Ausdrücklich nicht gemeint ist damit eine Absprache zwischen Anbietern. Der beschriebene Effekt beruht darauf, dass jeder Anbieter einzeln kalkuliert und dabei die anderen einpreist. Die Auszahlungsstruktur entspricht der eines Gefangenendilemmas. Würden alle einen hohen Aufschlag ansetzen, stünden alle besser da, doch jeder einzelne verbessert seine Lage, indem er die anderen unterbietet. Diese Struktur ist der Grund, warum Wettbewerb im Einkauf überhaupt funktioniert, und sie besteht unabhängig vom eingesetzten Werkzeug. Ein Werkzeug erzeugt sie nicht, es beseitigt lediglich die Unsicherheit darüber, ob man sich in ihr befindet.
Gilt das auch ohne Auktion? Ja. Die gewöhnliche Ausschreibung mit verdeckten Angeboten ist in der Forschung der Standardfall und nicht der Sonderfall. Eine Auktion muss dafür nicht im Spiel sein.
Unsere Lieferanten kennen sich seit Jahren. Ändert ein Verfahren daran etwas? Am Verhältnis nicht, an der Kalkulation schon. Der Aufschlag reagiert auf die Erwartung über den Wettbewerb, und diese Erwartung verändert sich, sobald die Beteiligung mehrerer Anbieter erkennbar ist.
Was ist mit Warengruppen, in denen nur zwei oder drei Anbieter in Frage kommen? Dort greifen die beschriebenen Wirkungswege nur eingeschränkt. Das ist eine der Konstellationen, in denen sich der Einsatz eines Werkzeugs rechnerisch nicht trägt, und wir benennen sie in der Untersuchung ausdrücklich.
Kapitel 3 der Untersuchung beschreibt vier Wirkungswege mit der jeweiligen Forschungslage und drei Einschränkungen, von denen zwei gegen den Einsatz eines Werkzeugs sprechen.
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Die Antwort ist nicht selbstverständlich. Ein Werkzeug verhandelt nicht, es kauft nichts ein und es kennt den Markt nicht besser als der Einkäufer. Wenn es dennoch den Preis beeinflusst, muss das über Wirkungswege geschehen, die sich benennen lassen.
Zwei davon sind für eine Verbundgruppe besonders relevant.
Der Aufschlag, den Sie nicht sehen
Ein Anbieter kalkuliert sein Angebot nicht auf seine Selbstkosten. Er legt einen Aufschlag darauf. Dessen Höhe ist das Ergebnis einer Abwägung. Ein hoher Aufschlag bringt mehr Marge, falls der Auftrag kommt, senkt aber die Wahrscheinlichkeit, ihn zu bekommen.
In der ökonomischen Forschung zu Vergabeverfahren ist dieser Zusammenhang seit Jahrzehnten beschrieben. Riley und Samuelson haben 1981 gezeigt, dass der Aufschlag mit steigender Zahl der Wettbewerber sinkt und bei vielen Bietern gegen null geht.
Entscheidend ist dabei nicht, wie viele Anbieter tatsächlich eingeladen wurden, sondern von wie vielen der einzelne Anbieter ausgeht. Der Aufschlag ist eine Reaktion auf eine Erwartung.
An dieser Stelle liegt der deutlichste Unterschied zwischen einer Anfrage per E-Mail und einer strukturierten Ausschreibung. Wer eine Anfrage als Anhang einer Nachricht erhält, weiß in der Regel nicht, ob überhaupt weitere Anbieter gefragt wurden, wie viele es sind und ob sein Angebot am Ende strukturell vergleichbar sein wird. Er darf darauf hoffen, dass die bestehende Geschäftsbeziehung, die Bequemlichkeit des Einkäufers oder schlicht die fehlende Vergleichbarkeit ihn schützen.
Diese Hoffnung ist in seiner Kalkulation ein Betrag.
In einem strukturierten Verfahren entfallen beide Unsicherheiten. Die Positionsliste ist für alle Anbieter identisch, das Angebot wird also vergleichbar sein. Die Beteiligung mehrerer Anbieter ist erkennbar, der Wettbewerb also real. Der Anbieter muss unterstellen, dass die übrigen scharf kalkulieren, und passt seinen Aufschlag an.
Warum der zusätzliche Bieter mehr bringt als die bessere Verhandlung
Der am besten abgesicherte Zusammenhang der Forschung betrifft die Zahl der Anbieter, die tatsächlich ein Angebot abgeben.
Jeremy Bulow und Paul Klemperer haben 1996 gezeigt, dass ein Vergabeverfahren mit einem zusätzlichen ernsthaften Bieter dem Auftraggeber im Durchschnitt mehr einbringt als eine optimal geführte Verhandlung mit der bisherigen Zahl von Bietern. In ihrer Formulierung ist ein weiterer Bieter mehr wert als die beste Verhandlungsstrategie.
Auf den Einkauf übertragen heißt das, dass der Aufwand, einen weiteren geeigneten Lieferanten in ein Verfahren zu holen, im Durchschnitt mehr bringt als jede Verbesserung der Verhandlungsführung mit den bereits Beteiligten.
Der Bezug zum Werkzeug liegt damit nicht im Preis, sondern in den Kosten dieser zusätzlichen Einladung. Wer eine Ausschreibung über Tabellen und E-Mail abwickelt, zahlt für jeden weiteren Anbieter mit zusätzlicher Arbeit. Die Unterlagen müssen ein weiteres Mal versendet, die Rückläufe ein weiteres Mal einsortiert und die abweichende Struktur des zusätzlichen Angebots ein weiteres Mal von Hand angeglichen werden. In einem strukturierten Verfahren ist der zusätzliche Anbieter ein Eintrag in einer Liste.
Ein Werkzeug verschiebt also nicht den Preis, sondern die Kosten der Wettbewerbserzeugung. Der Preiseffekt folgt daraus.
Warum beides in einer Bündelung stärker wirkt
Für eine Verbundgruppe kommt ein Verstärker hinzu, der in einem Einzelunternehmen fehlt.
Beide Wirkungswege setzen voraus, dass es überhaupt Anbieter gibt, die sich für den Auftrag interessieren. Bei 55.000 Euro Jahresvolumen in einer Warengruppe ist das nicht gegeben. Bei über einer Million Euro schon.
Die Bündelung erzeugt die Voraussetzung, das Verfahren nutzt sie. Wer nur eines von beidem hat, lässt den größeren Teil der Wirkung liegen.
Ausdrücklich nicht gemeint ist damit eine Absprache zwischen Anbietern. Der beschriebene Effekt beruht darauf, dass jeder Anbieter einzeln kalkuliert und dabei die anderen einpreist. Die Auszahlungsstruktur entspricht der eines Gefangenendilemmas. Würden alle einen hohen Aufschlag ansetzen, stünden alle besser da, doch jeder einzelne verbessert seine Lage, indem er die anderen unterbietet. Diese Struktur ist der Grund, warum Wettbewerb im Einkauf überhaupt funktioniert, und sie besteht unabhängig vom eingesetzten Werkzeug. Ein Werkzeug erzeugt sie nicht, es beseitigt lediglich die Unsicherheit darüber, ob man sich in ihr befindet.
Häufige Fragen
Gilt das auch ohne Auktion? Ja. Die gewöhnliche Ausschreibung mit verdeckten Angeboten ist in der Forschung der Standardfall und nicht der Sonderfall. Eine Auktion muss dafür nicht im Spiel sein.
Unsere Lieferanten kennen sich seit Jahren. Ändert ein Verfahren daran etwas? Am Verhältnis nicht, an der Kalkulation schon. Der Aufschlag reagiert auf die Erwartung über den Wettbewerb, und diese Erwartung verändert sich, sobald die Beteiligung mehrerer Anbieter erkennbar ist.
Was ist mit Warengruppen, in denen nur zwei oder drei Anbieter in Frage kommen? Dort greifen die beschriebenen Wirkungswege nur eingeschränkt. Das ist eine der Konstellationen, in denen sich der Einsatz eines Werkzeugs rechnerisch nicht trägt, und wir benennen sie in der Untersuchung ausdrücklich.
Der nächste Schritt
Kapitel 3 der Untersuchung beschreibt vier Wirkungswege mit der jeweiligen Forschungslage und drei Einschränkungen, von denen zwei gegen den Einsatz eines Werkzeugs sprechen.
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