Was die Zentrale ihren Mitgliedern als Erfolg ausweist

Zum Jahresende entstehen in Verbundgruppen die Berichte an die Mitglieder. Was hat die gemeinsame Beschaffung in diesem Jahr gebracht? Die Antwort ist eine Zahl, und diese Zahl hat eine Eigenschaft, die selten mitgeliefert wird.

Sie hängt vollständig davon ab, gegen welchen Preis gerechnet wurde.

Sechs Vergleichsbasen in zwei Gruppen

In der Praxis sind sechs Vergleichsbasen gebräuchlich. Sie lassen sich danach unterscheiden, ob die ausgewiesene Einsparung das Ergebnis des Unternehmens tatsächlich verändert.

Kassenwirksame Vergleichsbasen führen zu einer Einsparung, die in der Gewinn- und Verlustrechnung sichtbar wird. Im angelsächsischen Sprachgebrauch heißen sie hard savings. Dazu gehören erstens der zuletzt tatsächlich bezahlte Preis bei gleicher Menge und gleicher Spezifikation, zweitens der gültige Rahmenvertragspreis, sofern der Vertrag ohne die Ausschreibung verlängert worden wäre, und drittens der Vorjahrespreis, bereinigt um Rohstoff- und Indexentwicklung. In volatilen Warengruppen ist die dritte die einzige belastbare Basis und zugleich die aufwendigste.

Nicht kassenwirksame Vergleichsbasen führen zu einer Angabe, die einen vermiedenen Aufwand beschreibt. Der übliche Begriff dafür ist cost avoidance, im Kennzahlensystem des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik wird die entsprechende Kennzahl als Kostenvermeidung geführt. Dazu gehören viertens das Erstangebot des späteren Zuschlagsempfängers, fünftens der Durchschnitt oder Median aller eingegangenen Angebote und sechstens der Budget- oder Zielpreis.

Das Erstangebot hätte zu keinem Zeitpunkt zur Zahlung angestanden. Der Median bildet die Wettbewerbsintensität ab, nicht die Veränderung gegenüber dem bisherigen Zustand. Der Zielpreis misst die Güte der Planung, nicht die des Einkaufs.

Warum die Vermischung das Problem ist

Beide Gruppen haben ihre Berechtigung. Problematisch wird die Vermischung.

Wer kassenwirksame und nicht kassenwirksame Angaben addiert, erhält eine Summe, die weder das eine noch das andere ist. Sie lässt sich nicht prüfen, weil sie zwei unterschiedliche Sachverhalte in einer Zahl zusammenführt.

In einer Verbundgruppe hat das eine unangenehme Folge. Das Anschlusshaus findet die gemeldete Einsparung in seinem eigenen Abschluss nicht wieder, weil ein Teil davon dort nie ankommen konnte. Der Bericht entwertet sich damit selbst, und zwar genau bei den Häusern, deren Teilnahme im nächsten Jahr gebraucht wird.

Der saubere Weg ist einfach. Beide Größen ausweisen, getrennt, jeweils mit genannter Basis. Die kleinere Zahl steht zuerst, weil sie die belastbare ist.

Fünf Bereinigungen vor jedem Preisvergleich

Unabhängig von der gewählten Basis ist ein Preisvergleich nur dann gültig, wenn die verglichenen Sachverhalte übereinstimmen. Fünf Bereinigungen sind in der Praxis erforderlich.

Die Mengenbereinigung, weil Staffelpreise mit dem Volumen variieren. Die Spezifikationsbereinigung, weil eine veränderte technische Anforderung einen anderen Artikel bedeutet. Die Normierung der Vertragslaufzeit auf zwölf Monate, weil sonst unterschiedlich lange Bindungen gegeneinander gerechnet werden. Die Bereinigung um Währungs- und Indexeffekte. Und die Berücksichtigung veränderter Zahlungs- und Lieferbedingungen, die einen erheblichen Teil des Preisunterschieds ausmachen können.

Wird eine Position mit abweichender Menge und abweichender Spezifikation gegen den Vorjahreswert gestellt, werden zwei verschiedene Sachverhalte verglichen. Die Differenz ist dann keine Einsparung, sondern ein Rechenartefakt.

Für Verbundgruppen ist die Mengenbereinigung der häufigste Stolperstein, weil das gebündelte Volumen definitionsgemäß von der bisherigen Einzelmenge des Hauses abweicht.

Der Fall, den Verbundgruppen beim Einstieg regelmäßig haben

Wird eine Warengruppe erstmals gemeinsam ausgeschrieben, existiert kein Referenzpreis für die Gruppe. Damit gibt es definitionsgemäß keine kassenwirksame Einsparung, unabhängig vom Verlauf der Ausschreibung.

Beim Einstieg ist das nicht die Ausnahme, sondern der Normalfall. Drei Aussagen bleiben möglich. Der Abstand zwischen dem Erstangebot des Zuschlagsempfängers und dem Zuschlagspreis beschreibt das Zugeständnis eines einzelnen Bieters. Der Abstand zum Median aller Angebote beschreibt den Wert der Wettbewerbsintensität. Der Abstand zum Schätzpreis beschreibt die Güte der Schätzung.

Von diesen drei ist der Abstand zum Median die aussagekräftigste Größe, weil sie die Frage beantwortet, welchen Beitrag die Einbeziehung mehrerer Anbieter geleistet hat. Wir führen sie als Vermeidungseffekt und weisen sie getrennt von kassenwirksamen Beträgen aus.

Ein Hinweis für den Jahresbericht. Die kassenwirksame Wirkung dieser Erstausschreibungen zeigt sich im Folgejahr, wenn ein Referenzpreis existiert. Wer das im ersten Jahr erklärt, muss es im zweiten nicht rechtfertigen.

Häufige Fragen

Welche Basis sollen wir für den Jahresbericht wählen? Den zuletzt tatsächlich bezahlten Preis je Haus bei gleicher Menge und gleicher Spezifikation. Das ist aufwendiger als eine Gruppenzahl und hält der Nachfrage stand.

Wir haben bisher immer gegen das Erstangebot gerechnet. Müssen wir das ändern? Nicht rückwirkend. Für den kommenden Bericht genügt es, die Basis zu benennen und beide Größen getrennt auszuweisen. Eine ausgewiesene Kostenvermeidung ist nichts Unsauberes, solange sie als solche benannt ist.

Was sagt der Prüfungsverband dazu? Das hängt vom Einzelfall ab. Belastbar ist in jedem Fall eine Angabe, deren Basis genannt ist und deren Ausgangsdaten vorliegen. Aufwendig wird es, wenn die Ausgangsdaten erst rekonstruiert werden müssen.

Der nächste Schritt

Die Abschnitte 2.3 bis 2.5 der Untersuchung enthalten die Systematik der sechs Vergleichsbasen, die fünf Bereinigungen und den methodisch eigenständigen Fall der Erstausschreibung ohne Referenzpreis.

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