In Wirtschaftlichkeitsrechnungen zu Beschaffungssoftware wird die Einsparung regelmäßig auf das gesamte ausgeschriebene Volumen angesetzt. Zehn Millionen Euro Volumen, fünf Prozent Einsparung, fünfhunderttausend Euro Nutzen, gegengerechnet mit den Jahreskosten des Werkzeugs.
Damit wird unterstellt, dass ohne das Werkzeug überhaupt nicht ausgeschrieben worden wäre.
Das ist in aller Regel unzutreffend. Ein Teil des Volumens läuft bereits heute über strukturierte Verfahren, und die dort erzielten Einsparungen gäbe es auch ohne Werkzeug.
Der Zusatzeffekt eines Werkzeugs setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Der Einsparung auf Volumen, das neu in den Wettbewerb kommt, und einer Verbesserung bei dem Volumen, das ohnehin ausgeschrieben worden wäre.
Nur die Summe beider ist der Effekt, der dem Werkzeug zugerechnet werden darf.
Bei einer heutigen Ausschreibungsquote von vierzig Prozent überzeichnet die naive Rechnung diesen Zusatzeffekt um etwa die Hälfte. In der mittleren Annahmenlage beträgt der Wirkungsfaktor 2,9 Prozent des bündelbaren Volumens. Wird die Einsparung auf das gesamte Volumen angesetzt, sind es 4,5 Prozent. Die Überzeichnung liegt bei 55 Prozent.
Dieselbe Prüfung, die wir an fremde Einsparungsangaben anlegen, gilt hier in eigener Sache.
Vier Positionen, von denen in Wirtschaftlichkeitsrechnungen regelmäßig nur die erste auftaucht.
Die Lizenz. In diesem Marktsegment üblich ist ein zweiteiliges Modell aus einer Grundgebühr für die Plattform und einer Gebühr je angeschlossener Einheit.
Die Einführung. Stammdaten, Warengruppenstruktur, Anbindung an bestehende Systeme, Schulung. Diese Kosten fallen einmalig an und werden für die Jahresbetrachtung über die erwartete Nutzungsdauer verteilt.
Der laufende Aufwand der Zentrale. Verfahrensdurchführung, Pflege von Lieferanten- und Artikeldaten, Betreuung der Mitglieder. Dieser Posten wird am häufigsten unterschlagen, obwohl er in kleinen Organisationen die Lizenz übersteigen kann.
Der laufende Aufwand der Mitglieder. Bedarfsmeldung, Abstimmung, Freigaben. Klein je Einheit, in der Summe nicht vernachlässigbar.
Die Rechnung lässt sich ohne konkrete Anbieterpreise führen. Preismodelle unterscheiden sich, und sie ändern sich. Was sich nicht ändert, ist die Struktur.
Der Wirkungsfaktor sagt, wie viel Zusatzeffekt jeder Euro bündelbaren Volumens erzeugt. Das erforderliche Volumen ergibt sich aus den Jahreskosten geteilt durch diesen Faktor.
Für drei Annahmenlagen ergibt sich Folgendes. Konservativ, mit einer heutigen Ausschreibungsquote von 60 Prozent, einer Quote mit Werkzeug von 90 Prozent, 4,0 Prozent Preisreduktion auf neu ausgeschriebenes Volumen und 0,5 Prozent zusätzlicher Reduktion auf bereits ausgeschriebenes, liegt der Wirkungsfaktor bei 1,5 Prozent. Das erforderliche Volumen beträgt dann rund das Siebenundsechzigfache der Jahreskosten.
In der mittleren Lage, mit 40 und 90 Prozent, 5,0 und 1,0 Prozent, sind es 2,9 Prozent und damit rund das Vierunddreißigfache. In der günstigen Lage, mit 20 und 95 Prozent, 5,0 und 1,5 Prozent, sind es 4,1 Prozent und rund das Fünfundzwanzigfache.
Über alle drei Lagen hinweg liegt das erforderliche Volumen beim Fünfundzwanzig- bis Siebenundsechzigfachen der jährlichen Gesamtkosten. Diese Größenordnung ist bewusst grob und ersetzt keine Rechnung. Sie hilft dort, wo bisher gar nicht gerechnet wird.
Eine Zentrale rechnet nicht für sich selbst. Sie rechnet vor einem Gremium, das die Zahl prüfen wird, und für Mitglieder, die eigenständige Unternehmer sind.
Eine Rechnung, die den Zusatzeffekt um die Hälfte überzeichnet, fällt spätestens im zweiten Jahr auf. Dann steht nicht die Software zur Diskussion, sondern die Glaubwürdigkeit der Zentrale in der nächsten Investitionsentscheidung.
Der empfindlichste Punkt in der ganzen Rechnung ist dabei die heutige Ausschreibungsquote. Liegt sie bei 60 statt bei 40 Prozent, fällt der Wirkungsfaktor in der mittleren Lage von 2,9 auf 2,1 Prozent, und das erforderliche Volumen steigt vom Vierunddreißigfachen auf das Achtundvierzigfache. Wer nur eine Zahl sauber erheben kann, sollte diese erheben.
Wie ermitteln wir unsere heutige Ausschreibungsquote? Über die Warengruppen. Welche wurden im vergangenen Jahr strukturiert vergeben, welche verlängert, welche gar nicht betrachtet? Das ist eine Liste, keine Datenanalyse.
Dürfen wir Prozesskosten nicht doch ansetzen? Wer es möchte, findet in der Untersuchung die Ausgangswerte. Wir führen sie nicht in der Ergebnisrechnung, weil eingesparte Arbeitszeit das Jahresergebnis nur dann verändert, wenn sie zu geringeren Personalkosten führt, und weil die frei werdende Kapazität in zusätzliche Ausschreibungen geht, deren Wirkung bereits als Abdeckungseffekt enthalten ist.
Was ist mit dem Nutzen aus Nachweisbarkeit und Informationstrennung? In diesen Rechnungen mit null angesetzt. Der Grund ist derselbe, aus dem wir Angaben ohne genannte Vergleichsbasis nicht gelten lassen. Ein Erwartungswert für ein Ereignis mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit und sehr hohem Schaden wäre keine Rechnung, sondern eine Zahl, die zum gewünschten Ergebnis führt.
Kapitel 8 der Untersuchung enthält die vollständige Break-even-Rechnung, Anhang A.2.3 alle drei Annahmenlagen mit Rechenweg, und Anhang A.1 sämtliche Annahmen mit ihrer Wirkung, falls der gesetzte Wert nicht zutrifft.
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Damit wird unterstellt, dass ohne das Werkzeug überhaupt nicht ausgeschrieben worden wäre.
Das ist in aller Regel unzutreffend. Ein Teil des Volumens läuft bereits heute über strukturierte Verfahren, und die dort erzielten Einsparungen gäbe es auch ohne Werkzeug.
Die Größenordnung des Fehlers
Der Zusatzeffekt eines Werkzeugs setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Der Einsparung auf Volumen, das neu in den Wettbewerb kommt, und einer Verbesserung bei dem Volumen, das ohnehin ausgeschrieben worden wäre.
Nur die Summe beider ist der Effekt, der dem Werkzeug zugerechnet werden darf.
Bei einer heutigen Ausschreibungsquote von vierzig Prozent überzeichnet die naive Rechnung diesen Zusatzeffekt um etwa die Hälfte. In der mittleren Annahmenlage beträgt der Wirkungsfaktor 2,9 Prozent des bündelbaren Volumens. Wird die Einsparung auf das gesamte Volumen angesetzt, sind es 4,5 Prozent. Die Überzeichnung liegt bei 55 Prozent.
Dieselbe Prüfung, die wir an fremde Einsparungsangaben anlegen, gilt hier in eigener Sache.
Was auf die Kostenseite gehört
Vier Positionen, von denen in Wirtschaftlichkeitsrechnungen regelmäßig nur die erste auftaucht.
Die Lizenz. In diesem Marktsegment üblich ist ein zweiteiliges Modell aus einer Grundgebühr für die Plattform und einer Gebühr je angeschlossener Einheit.
Die Einführung. Stammdaten, Warengruppenstruktur, Anbindung an bestehende Systeme, Schulung. Diese Kosten fallen einmalig an und werden für die Jahresbetrachtung über die erwartete Nutzungsdauer verteilt.
Der laufende Aufwand der Zentrale. Verfahrensdurchführung, Pflege von Lieferanten- und Artikeldaten, Betreuung der Mitglieder. Dieser Posten wird am häufigsten unterschlagen, obwohl er in kleinen Organisationen die Lizenz übersteigen kann.
Der laufende Aufwand der Mitglieder. Bedarfsmeldung, Abstimmung, Freigaben. Klein je Einheit, in der Summe nicht vernachlässigbar.
Die Break-even-Rechnung in ihrer Struktur
Die Rechnung lässt sich ohne konkrete Anbieterpreise führen. Preismodelle unterscheiden sich, und sie ändern sich. Was sich nicht ändert, ist die Struktur.
Der Wirkungsfaktor sagt, wie viel Zusatzeffekt jeder Euro bündelbaren Volumens erzeugt. Das erforderliche Volumen ergibt sich aus den Jahreskosten geteilt durch diesen Faktor.
Für drei Annahmenlagen ergibt sich Folgendes. Konservativ, mit einer heutigen Ausschreibungsquote von 60 Prozent, einer Quote mit Werkzeug von 90 Prozent, 4,0 Prozent Preisreduktion auf neu ausgeschriebenes Volumen und 0,5 Prozent zusätzlicher Reduktion auf bereits ausgeschriebenes, liegt der Wirkungsfaktor bei 1,5 Prozent. Das erforderliche Volumen beträgt dann rund das Siebenundsechzigfache der Jahreskosten.
In der mittleren Lage, mit 40 und 90 Prozent, 5,0 und 1,0 Prozent, sind es 2,9 Prozent und damit rund das Vierunddreißigfache. In der günstigen Lage, mit 20 und 95 Prozent, 5,0 und 1,5 Prozent, sind es 4,1 Prozent und rund das Fünfundzwanzigfache.
Über alle drei Lagen hinweg liegt das erforderliche Volumen beim Fünfundzwanzig- bis Siebenundsechzigfachen der jährlichen Gesamtkosten. Diese Größenordnung ist bewusst grob und ersetzt keine Rechnung. Sie hilft dort, wo bisher gar nicht gerechnet wird.
Warum das für eine Zentrale mehr zählt als anderswo
Eine Zentrale rechnet nicht für sich selbst. Sie rechnet vor einem Gremium, das die Zahl prüfen wird, und für Mitglieder, die eigenständige Unternehmer sind.
Eine Rechnung, die den Zusatzeffekt um die Hälfte überzeichnet, fällt spätestens im zweiten Jahr auf. Dann steht nicht die Software zur Diskussion, sondern die Glaubwürdigkeit der Zentrale in der nächsten Investitionsentscheidung.
Der empfindlichste Punkt in der ganzen Rechnung ist dabei die heutige Ausschreibungsquote. Liegt sie bei 60 statt bei 40 Prozent, fällt der Wirkungsfaktor in der mittleren Lage von 2,9 auf 2,1 Prozent, und das erforderliche Volumen steigt vom Vierunddreißigfachen auf das Achtundvierzigfache. Wer nur eine Zahl sauber erheben kann, sollte diese erheben.
Häufige Fragen
Wie ermitteln wir unsere heutige Ausschreibungsquote? Über die Warengruppen. Welche wurden im vergangenen Jahr strukturiert vergeben, welche verlängert, welche gar nicht betrachtet? Das ist eine Liste, keine Datenanalyse.
Dürfen wir Prozesskosten nicht doch ansetzen? Wer es möchte, findet in der Untersuchung die Ausgangswerte. Wir führen sie nicht in der Ergebnisrechnung, weil eingesparte Arbeitszeit das Jahresergebnis nur dann verändert, wenn sie zu geringeren Personalkosten führt, und weil die frei werdende Kapazität in zusätzliche Ausschreibungen geht, deren Wirkung bereits als Abdeckungseffekt enthalten ist.
Was ist mit dem Nutzen aus Nachweisbarkeit und Informationstrennung? In diesen Rechnungen mit null angesetzt. Der Grund ist derselbe, aus dem wir Angaben ohne genannte Vergleichsbasis nicht gelten lassen. Ein Erwartungswert für ein Ereignis mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit und sehr hohem Schaden wäre keine Rechnung, sondern eine Zahl, die zum gewünschten Ergebnis führt.
Der nächste Schritt
Kapitel 8 der Untersuchung enthält die vollständige Break-even-Rechnung, Anhang A.2.3 alle drei Annahmenlagen mit Rechenweg, und Anhang A.1 sämtliche Annahmen mit ihrer Wirkung, falls der gesetzte Wert nicht zutrifft.
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