Die bisherigen Beiträge dieser Serie haben eine Frage behandelt, die sich in Euro beantworten lässt. Was bringt eine Preisreduktion, ab welchem Volumen trägt sich ein Werkzeug, wie groß ist der Zusatzeffekt.
Zum Jahresende gehört der Teil dazu, der sich nicht in Euro beantworten lässt und der trotzdem über die Umsetzbarkeit mitentscheidet.
Verbundgruppen und ihre Mitglieder sind Dritten gegenüber auskunftspflichtig, und zwar an mehreren Stellen gleichzeitig.
Der Abschlussprüfer prüft die Ordnungsmäßigkeit. Beiräte und Aufsichtsgremien fragen nach der Grundlage von Vergabeentscheidungen. Genossenschaftlich organisierte Verbundgruppen unterliegen zusätzlich der gesetzlichen Prüfung durch ihren Prüfungsverband. Bei öffentlich geförderten Beschaffungen tritt der Fördermittelgeber hinzu.
Keine dieser Stellen fragt nach der Einsparquote. Sie fragen, wie die Entscheidung zustande gekommen ist.
Ein Vergabeverfahren, das in einem System abgewickelt wird, hinterlässt eine Aufzeichnung. Aus ihr geht hervor, welche Anbieter angefragt wurden, welche Unterlagen sie erhalten haben, welche Angebote eingegangen sind, nach welchen Kriterien bewertet wurde und wer entschieden hat.
Dieselben Angaben lassen sich auch aus einem E-Mail-Verlauf und einer Tabelle rekonstruieren. Der Unterschied liegt nicht darin, ob es möglich ist, sondern in dem Aufwand, den es kostet, und in der Frage, ob die Rekonstruktion nach einem Personalwechsel noch gelingt.
Ob und in welchem Umfang eine solche Aufzeichnung im Streitfall Beweiswert entfaltet, ist eine Rechtsfrage, die wir nicht beantworten. Der organisatorische Wert besteht unabhängig davon. Er besteht darin, dass jede Prüfung schneller abläuft, dass ein Verfahren wiederholbar wird und dass es nicht an der Erinnerung einer einzelnen Person hängt.
Für eine Zentrale, die für zwanzig oder fünfzig rechtlich selbstständige Häuser arbeitet, kommt ein zweiter Punkt hinzu. Nachzuweisen ist nicht nur das Verfahren, sondern auch die Trennung der Informationen zwischen den Teilnehmern. Und hier gilt dieselbe Regel. Eine Trennung, die zwar eingerichtet ist, sich aber nicht nachweisen lässt, hilft in dem Moment nicht, in dem jemand danach fragt.
Der interessantere Teil ist, dass die Dokumentation nicht nur ein Nachweis gegenüber Dritten ist.
Ein Anbieter, der die Regeln eines Verfahrens kennt, kann sein Angebot darauf ausrichten. Wer damit rechnet, dass nach Abgabe ohnehin noch einmal nachgefasst wird, hält eine Reserve zurück. Wer damit rechnet, dass am Ende der bisherige Lieferant den Zuschlag bekommt, legt die Sorgfalt eines Pflichtangebots hinein und nicht mehr.
Der Gegensatz verläuft dabei nicht zwischen Verhandeln und Nichtverhandeln. Eine zweite Angebotsrunde oder ein Verhandlungsschritt sind zulässige Bestandteile eines Vergabeverfahrens. Entscheidend ist, ob sie angekündigt, für alle gleich und nachvollziehbar dokumentiert sind. Ein angekündigtes Verfahren mit drei Runden ist berechenbar. Ein Verfahren, bei dem einzelne Anbieter nachträglich eine weitere Gelegenheit erhalten und andere nicht, ist es nicht.
Damit erhält die lückenlose Dokumentation eine ökonomische Funktion, die über die Nachweispflicht hinausgeht. Sie macht die Verfahrensregel glaubwürdig, und eine glaubwürdige Regel senkt den Aufschlag für Unsicherheit. Der Nachweis gegenüber Prüfern und Gremien ist insofern ein Nebenprodukt.
In den Rechnungen dieser Serie geht von alledem nichts ein. Weder der Nutzen einer Informationstrennung noch der Nutzen der Dokumentation ist dort enthalten, beide sind mit null angesetzt.
Der Grund ist derselbe, aus dem wir Einsparungsangaben ohne genannte Vergleichsbasis nicht gelten lassen. Ein kartellrechtlicher Verstoß ist ein Ereignis mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit und sehr hohem Schaden. Ein Erwartungswert dafür wäre keine Rechnung, sondern eine Zahl, die zum gewünschten Ergebnis führt. Wer ihn ansetzt, macht die gesamte Rechnung angreifbar.
Das heißt nicht, dass der Punkt klein wäre. Für manche Organisationen ist er der Anlass, sich überhaupt mit einer gemeinsamen Plattform zu befassen. Er gehört in die Entscheidung. Er gehört nicht in die Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Reicht ein sauber geführter Ordner nicht aus? Für ein einzelnes Verfahren oft ja. Die Frage stellt sich bei fünfzehn Warengruppen im Jahr, über mehrere Jahre, mit wechselnden Zuständigkeiten.
Was sollten wir mindestens festhalten? Wer angefragt wurde, welche Unterlagen und Fristen alle Beteiligten erhalten haben, welche Angebote eingegangen sind, nach welchen Kriterien bewertet wurde, wer entschieden hat. Und bei gemeinsamer Beschaffung zusätzlich, welche Sichtrechte zum Zeitpunkt des Verfahrens gegolten haben.
Gilt das auch für Verbundgruppen ohne Genossenschaftsform? Der Prüfungsverband entfällt, die übrigen Stellen nicht. Abschlussprüfer und Beirat fragen unabhängig von der Rechtsform.
Damit endet diese Serie für dieses Jahr. Vierzehn Beiträge, alle aus derselben Untersuchung, die im Herbst entstanden ist, weil uns die Zahl, mit der diese Branche arbeitet, nicht überprüfbar erschien.
Die vollständige Untersuchung umfasst neun Kapitel und einen Anhang mit sämtlichen Annahmen, allen Rechenwegen und den geprüften Fundstellen im Wortlaut. Sie ist so angelegt, dass sich jede Zahl nachrechnen und mit anderen Annahmen wiederholen lässt.
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Zum Jahresende gehört der Teil dazu, der sich nicht in Euro beantworten lässt und der trotzdem über die Umsetzbarkeit mitentscheidet.
Wer in einer Verbundgruppe nachfragt
Verbundgruppen und ihre Mitglieder sind Dritten gegenüber auskunftspflichtig, und zwar an mehreren Stellen gleichzeitig.
Der Abschlussprüfer prüft die Ordnungsmäßigkeit. Beiräte und Aufsichtsgremien fragen nach der Grundlage von Vergabeentscheidungen. Genossenschaftlich organisierte Verbundgruppen unterliegen zusätzlich der gesetzlichen Prüfung durch ihren Prüfungsverband. Bei öffentlich geförderten Beschaffungen tritt der Fördermittelgeber hinzu.
Keine dieser Stellen fragt nach der Einsparquote. Sie fragen, wie die Entscheidung zustande gekommen ist.
Was ein Verfahren im System hinterlässt
Ein Vergabeverfahren, das in einem System abgewickelt wird, hinterlässt eine Aufzeichnung. Aus ihr geht hervor, welche Anbieter angefragt wurden, welche Unterlagen sie erhalten haben, welche Angebote eingegangen sind, nach welchen Kriterien bewertet wurde und wer entschieden hat.
Dieselben Angaben lassen sich auch aus einem E-Mail-Verlauf und einer Tabelle rekonstruieren. Der Unterschied liegt nicht darin, ob es möglich ist, sondern in dem Aufwand, den es kostet, und in der Frage, ob die Rekonstruktion nach einem Personalwechsel noch gelingt.
Ob und in welchem Umfang eine solche Aufzeichnung im Streitfall Beweiswert entfaltet, ist eine Rechtsfrage, die wir nicht beantworten. Der organisatorische Wert besteht unabhängig davon. Er besteht darin, dass jede Prüfung schneller abläuft, dass ein Verfahren wiederholbar wird und dass es nicht an der Erinnerung einer einzelnen Person hängt.
Für eine Zentrale, die für zwanzig oder fünfzig rechtlich selbstständige Häuser arbeitet, kommt ein zweiter Punkt hinzu. Nachzuweisen ist nicht nur das Verfahren, sondern auch die Trennung der Informationen zwischen den Teilnehmern. Und hier gilt dieselbe Regel. Eine Trennung, die zwar eingerichtet ist, sich aber nicht nachweisen lässt, hilft in dem Moment nicht, in dem jemand danach fragt.
Der Zusammenhang zwischen Dokumentation und Angebotspreis
Der interessantere Teil ist, dass die Dokumentation nicht nur ein Nachweis gegenüber Dritten ist.
Ein Anbieter, der die Regeln eines Verfahrens kennt, kann sein Angebot darauf ausrichten. Wer damit rechnet, dass nach Abgabe ohnehin noch einmal nachgefasst wird, hält eine Reserve zurück. Wer damit rechnet, dass am Ende der bisherige Lieferant den Zuschlag bekommt, legt die Sorgfalt eines Pflichtangebots hinein und nicht mehr.
Der Gegensatz verläuft dabei nicht zwischen Verhandeln und Nichtverhandeln. Eine zweite Angebotsrunde oder ein Verhandlungsschritt sind zulässige Bestandteile eines Vergabeverfahrens. Entscheidend ist, ob sie angekündigt, für alle gleich und nachvollziehbar dokumentiert sind. Ein angekündigtes Verfahren mit drei Runden ist berechenbar. Ein Verfahren, bei dem einzelne Anbieter nachträglich eine weitere Gelegenheit erhalten und andere nicht, ist es nicht.
Damit erhält die lückenlose Dokumentation eine ökonomische Funktion, die über die Nachweispflicht hinausgeht. Sie macht die Verfahrensregel glaubwürdig, und eine glaubwürdige Regel senkt den Aufschlag für Unsicherheit. Der Nachweis gegenüber Prüfern und Gremien ist insofern ein Nebenprodukt.
Warum wir diesen Nutzen mit null ansetzen
In den Rechnungen dieser Serie geht von alledem nichts ein. Weder der Nutzen einer Informationstrennung noch der Nutzen der Dokumentation ist dort enthalten, beide sind mit null angesetzt.
Der Grund ist derselbe, aus dem wir Einsparungsangaben ohne genannte Vergleichsbasis nicht gelten lassen. Ein kartellrechtlicher Verstoß ist ein Ereignis mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit und sehr hohem Schaden. Ein Erwartungswert dafür wäre keine Rechnung, sondern eine Zahl, die zum gewünschten Ergebnis führt. Wer ihn ansetzt, macht die gesamte Rechnung angreifbar.
Das heißt nicht, dass der Punkt klein wäre. Für manche Organisationen ist er der Anlass, sich überhaupt mit einer gemeinsamen Plattform zu befassen. Er gehört in die Entscheidung. Er gehört nicht in die Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Häufige Fragen
Reicht ein sauber geführter Ordner nicht aus? Für ein einzelnes Verfahren oft ja. Die Frage stellt sich bei fünfzehn Warengruppen im Jahr, über mehrere Jahre, mit wechselnden Zuständigkeiten.
Was sollten wir mindestens festhalten? Wer angefragt wurde, welche Unterlagen und Fristen alle Beteiligten erhalten haben, welche Angebote eingegangen sind, nach welchen Kriterien bewertet wurde, wer entschieden hat. Und bei gemeinsamer Beschaffung zusätzlich, welche Sichtrechte zum Zeitpunkt des Verfahrens gegolten haben.
Gilt das auch für Verbundgruppen ohne Genossenschaftsform? Der Prüfungsverband entfällt, die übrigen Stellen nicht. Abschlussprüfer und Beirat fragen unabhängig von der Rechtsform.
Der nächste Schritt
Damit endet diese Serie für dieses Jahr. Vierzehn Beiträge, alle aus derselben Untersuchung, die im Herbst entstanden ist, weil uns die Zahl, mit der diese Branche arbeitet, nicht überprüfbar erschien.
Die vollständige Untersuchung umfasst neun Kapitel und einen Anhang mit sämtlichen Annahmen, allen Rechenwegen und den geprüften Fundstellen im Wortlaut. Sie ist so angelegt, dass sich jede Zahl nachrechnen und mit anderen Annahmen wiederholen lässt.
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